Ce que dit la réglementation
Le transfert de certification est défini par l’arrêté du 6 juin 2019 comme la reprise d’une certification existante et valide par un autre organisme certificateur (OC) accrédité ou en cours d’accréditation.
- L’organisme certificateur initial dispose de 15 jours pour transmettre au nouvel OC :
- le certificat
- les rapports d’audit
- la liste des non-conformités et les plans d’action associés
- Le nouvel OC statue dans un délai maximum de 30 jours :
- Reprise directe du certificat
- Demande d’audit complémentaire
- Refus motivé
👉 Le transfert est strictement réservé au même SIREN. Tout changement de structure juridique implique un nouvel audit initial.
Qui peut transférer sa certification ?
Avant de commencer la procédure, voici les critères d’éligibilité :
- Certification en cours de validité (non suspendue)
- Pas de non-conformité majeure en attente
- Périmètre identique (catégories d’action, sites concernés)
- Organisme certificateur receveur accrédité COFRAC
Étapes concrètes du transfert
Un transfert Qualiopi se déroule en 7 étapes, dont la réussite dépend d’une anticipation rigoureuse et d’une bonne coordination entre les trois parties (organisme de formation, ancien OC, nouvel OC).
- Formuler la demande
L’organisme de formation contacte un nouvel OC, remplit le formulaire de transfert et signe un devis.
👉 À vérifier dès cette étape : les CGV (pénalités, frais cachés) et le périmètre couvert.
- Contrôle d’admissibilité
Le nouvel OC vérifie :
- Que le certificat est bien valide
- Qu’il est accrédité COFRAC
- Que le périmètre demandé correspond à celui du certificat initial
- Transmission du dossier (sous 15 jours)
L’ancien OC doit transmettre au nouvel OC :
- Le certificat actuel
- Les rapports d’audit (initial, surveillance…)
- Les non-conformités (NC) avec leurs plans d’action
⏱️ Si ce délai est dépassé ou si l’OC refuse, il est possible de saisir le COFRAC ou la DGEFP.
- Analyse du dossier
Le nouvel OC étudie l’historique :
- NC ouvertes ou levées
- Réclamations ou plaintes en cours
- Régularité du suivi qualité
- Décision du nouvel OC (sous 30 jours)
Trois issues sont possibles :
- Acceptation sans condition : le certificat est repris tel quel.
- Audit complémentaire : demandé si le dossier est incomplet ou si des NC sont encore ouvertes.
- Refus motivé : notamment en cas de non-conformité majeure non levée ou incohérence.
- Émission du certificat de transfert
Le nouvel OC délivre un nouveau certificat en reprenant les dates initiales de validité.
Il procède également à la mise à jour de la liste publique des certifiés.
- Information des financeurs et partenaires
L’organisme doit ensuite :
- Mettre à jour le logo Qualiopi et les documents commerciaux
Dossier à préparer pour réussir le transfert
Préparer les éléments suivants :
- Certificat Qualiopi en cours
- Rapports d’audit (initial, surveillance…)
- NC et plans d’action
- Réclamations ou plaintes en cours
- Pièces administratives : Kbis, NDA, bilan pédagogique et financier, organigramme, chiffre d’affaires formation
💡 Astuce : garder une trace de tous les échanges (mails, LRAR) pour se couvrir en cas de litige
Erreurs fréquentes et pièges à éviter
Voici les 5 risques les plus fréquents lors d’un transfert de certification — et comment les éviter :
- Dossier non transmis à temps par l’ancien OC
Impact : allongement des délais, voire audit complémentaire facturé
Solution : relancer l’ancien OC par écrit (email + LRAR si besoin), et saisir le COFRAC si le blocage persiste
- Non-conformités majeures non levées
Impact : transfert suspendu, voire refusé
Solution : clôturer toutes les NC avant de lancer la procédure, avec preuves à l’appui
- Transfert lancé trop près de la fin de validité
Impact : risque de rupture de certification
Solution : anticiper le transfert au moins 3 mois avant la date d’échéance
- Frais cachés ou pénalités de résiliation
Impact : coût supérieur au prévu
Solution : lire attentivement les CGV, comparer 2 à 3 devis d’OC, et négocier un éventuel lissage des frais
- Changement de structure juridique (SIREN/NDA)
Impact : le transfert devient juridiquement impossible
Solution : si une restructuration est prévue (cession, fusion…), prévoir un nouvel audit initial et éviter les erreurs de timing
Checklist rapide : êtes-vous prêt pour le transfert ?
✔️ Mon certificat est valide et non suspendu
✔️ Mon SIREN et NDA ne changent pas
✔️ Le nouvel OC est accrédité COFRAC
✔️ Mon dossier est complet et à jour
✔️ Aucune NC majeure n’est en attente
✔️ Il reste > 3 mois avant la fin de validité
✔️ J’ai vérifié les CGV des deux OC
En résumé
Le transfert Qualiopi est un droit, mais il impose une rigueur méthodologique :
documents solides, délais respectés, anticipation des points bloquants.
Avec un bon dossier et un échange clair entre l’organisme de formation, l’ancien et le nouvel OC, vous pouvez faire évoluer votre certification sans interruption… et même en profiter pour donner un second souffle à votre démarche qualité.
